A BSI é umas das maiores empresas do Brasil na prestação de serviços de gestão de TI, de infra-estrutura e de RH, além de integração de sistemas. A organização possui clientes do porte da Vale, Petrobrás, Itaú, Embratel e Telefônica, e a eficiência na gestão dos seus próprios ativos de TI é um diferencial na hora de manter e captar clientes.

Com uma infra-estrutura de 400 computadores e 30 servidores espalhados pela matriz na Granja Viana em São Paulo, que concentra o Núcleo de Desenvolvimento e o pessoal de Gestão de Capital Humano, e por uma filial em Londrina, no Paraná, responsável pela fabricação de software, o crescimento da corporação obrigou a diretoria efetuar mudanças em todos os setores. E a gestão dos recursos de TI foi um dos setores que sentiu o aumento da demanda.
 

Problema
O crescimento da BSI Tecnologia nos últimos anos obrigou a corporação a reorganizar a estrutura de seus departamentos e consequentemente realocar profissionais. Entre os funcionários afetados com a nova estratégia, estavam os três responsáveis pela administração da OCS Inventory, ferramenta de open source para inventário que a empresa utilizava até então. A colocação destes profissionais para executarem outras tarefas, mostrou que a ferramenta não era fácil de operar, e a tarefa dependia inteiramente destes técnicos, deixando o restante da empresa sem know-how suficiente para o gerenciamento dos ativos de TI.

“Além disso, com a nova estrutura exigindo uma gestão mais profissional dos ativos de TI, constatou-se que a ferramenta utilizada até então não produzia as informações necessárias para controles mais complexos, como estoque de equipamentos, equipamentos em manutenção, prevenção de roubos de componentes de hardware, número de licenças (possuídas VS. usadas), dimensionamento de equipamentos para departamentos específicos, e controle do uso de aplicativos e diferentes tipos de arquivos nas estações”, explica André Vita, gerente de TI da BSI Tecnologia.

O controle das licenças de software era um fator que tirava o sono não só do departamento de TI, como dos departamentos administrativos da corporação. Para uma organização prestadora de serviços como a BSI, ter certeza de que todos os aplicativos instalados nas estações de trabalho estejam legalizados é fundamental para competir no mercado por novos clientes. A OCS Inventory utilizada até então não fornecia informações suficientes para que a BSI pudesse ter este controle.

Solução
Em busca de uma solução que permitisse uma administração mais simplificada dos ativos de TI e relatórios mais abrangentes de hardware e software, a BSI abriu-se às opções do mercado. Após uma análise inicial de diferentes produtos, a cúpula avaliadora chegou à conclusão de que o Centennial Discovery era a ferramenta de melhor custo-benefício que permitiria a empresa a atingir o nível pretendido na gestão dos ativos de TI.

A simplicidade na administração do Centennial Discovery foi um dos pontos principais para a escolha da solução, que tornou o trabalho de acompanhamento do ambiente de TI totalmente independente, sem a necessidade de especialistas ou consultoria.

“O controle de ativos de software e hardware agora pode ser feito pelo administrador da ferramenta na BSI, quando antes tínhamos que mobilizar toda a equipe de TI para termos um controle temporário de onde equipamentos e software estavam instalados e de como eram usados. Isto tudo com apenas algumas horas de treinamento fornecidas pela Multimídia Brasil” ressalta Vita.

A flexibilidade foi um outro fiel da balança no processo de escolha, permitindo adaptação ao ambiente da organização e fornecendo os dados necessários para uma gestão eficiente dos ativos de TI.

“Campos customizáveis permitiram adaptação da ferramenta aos nossos procedimentos de disponibilização de hardware e software (ex. Número de Patrimônio, Identificador da Licença Instalada, validade das licenças para update, entre outros). Podemos identificar através de queries customizáveis, se houve mudanças indesejadas de local, usuário ou até mesmo de componentes de hardware de dentro das estações”, explica.

Para o gerenciamento se tornar completo, era preciso também ter certeza de que o controle de licenças de software seria feito com precisão. O Centennial Discovery permitiu que fossem cadastradas as licenças adquiridas e que fossem comparadas com os aplicativos presentes na rede.

“Descobrimos que tínhamos despesas desnecessárias com licenças de software. O controle de licenças era feito manualmente, pois apesar de termos uma noção do que estava instalado nas máquinas usando outra ferramenta, não tínhamos as licenças adquiridas cadastradas na mesma, dificultando o controle e comparativos.”, afirma Vita.

“Além disso, apesar de o produto necessitar do disparo de um client, ele é leve, rápido e silencioso, ou seja, não afeta a experiência dos usuários, e tem integração simples com o Microsoft Active Directory, facilitando a administração de usuários e regras”, completa o gerente de TI.

Benefícios
A administração mais simples proporcionada pelo Centennial Discovery, permitiu que fosse reduzida a quantidade de recursos humanos empregados para operar a ferramenta de gestão de ativos de TI.  “Reduzimos nossos custos com funcionários, pois com a solução anterior precisávamos de 2 a 3 profissionais para controlar 500 estações e mais um técnico especialista em administração de ferramenta open source. Com o Discovery, mobilizamos apenas um funcionário para o gerenciamento das máquinas e dos aplicativos instalados nas máquinas”, pontua André Vita.

O Centennial Discovery também permitiu economia com a compra, manutenção e renovação de hardware e software pela BSI Tecnologia. “Hoje possuímos uma utilização muito mais sensata dos nossos ativos de TI. Reduzimos muito o desperdício com aquisições de licenças de software, simplesmente re-alocando ou não renovando o uso do aplicativo que não está sendo devidamente utilizado. Não corremos o risco de equipamentos ficarem perdidos pelos departamentos, alguns desligados, debaixo das mesas aguardando ‘o próximo projeto’. Além disso, evitamos problemas como roubo de componentes de hardware dificilmente identificáveis, como pentes de memória, ou uso indevido de espaço em disco, como arquivos MP3”, finaliza.